Drugi stručni seminar Arhivi, knjižnice, muzeji: mogućnosti suradnje u okruženju globalne informacijske infrastrukture održan je u Poreču od 16. do 18. studenoga 1998. godine. Kao i prethodni, okupio je veći broj bibliotekara, arhivista, muzealaca i stručnjaka iz srodnih djelatnosti, nastavljajući prethodne godine započetu raspravu o utjecaju koji razvoj informacijske tehnologije ima na stručne, organizacijske i  tehnološke aspekte zaštite, obrade i osiguranja dostupnosti pisanih i drugih oblika informacijskih izvora. Globalizacija suvremenog informacijskog okruženja i razvoj novih tehnoloških i organizacijskih koncepata, koji su najvećim dijelom neovisni o tradiciji i posebnostima pojedinih struka, znatno mijenjaju okruženje u kojem djeluju ustanove koje se bave davanjem informacijskih usluga, utječu na promjene očekivanja i zahtjeva korisnika, a time i na organizaciju i način rada pojedinih ustanova i standarde kvalitete usluga koje pružaju. Uvjerenje da postoji ne samo mogućnost, nego i potreba za integracijom u globalne procese danas je općeprihvaćeno, kao preduvjet sposobnosti pojedinih ustanova da kvalitetno obavljaju svoju djelatnost i odgovore na zahtjeve korisnika kao mjerilo kvalitete svoga rada. Takav položaj nameće potrebu da se ispitaju mogućnosti suradnje među srodnim djelatnostima koja se u tom smislu pojavljuje kao jedan od načina da se osigura racionalan pristup u razvoju stručnih i organizacijskih koncepata koji mogu uspješno djelovati u kontekstu globalnog informacijskog okruženja.

Ovogodišnji Seminar bio je usredotočen na tri pitanja koja su proistekla iz rasprave na prethodnom seminaru: problem organizacije (ili reorganizacije) pojedinih djelatnosti, pitanje stručne obrade gradiva i načina njegova prezentiranja korisnicima i pitanje pristupa informacijskim izvorima s obzirom na pravne i tehnološke preduvjete koji pri tome trebaju biti zadovoljeni. U izlaganju o problemima identifikacije i obrade kulturnih informacija u muzejima, knjižnicama i arhivima Ivo Maroević upozorio je na važnost identifikacije prirode informacijskog izvora i onoga njegova aspekta koji ga određuje u kontekstu njegova nastanka i predvidljiva interesa korisnika. Na temelju takva razlikovanja može se zaključiti koji će način obrade biti prikladan za analizu i predstavljanje jedinice koja se obrađuje i kako je predstaviti korisnicima. Upozorio je i na ograničenja koja ima svako predstavljanje jedinice u informacijskom sustavu, što naglašava važnost zaštite i osiguranja pristupa izvornim predmetima u njima primjerenom okruženju. Tatjana Aparac-Jelušić govorila je o ciljevima i organizaciji postupka obrade građe smještajući obradu u kontekst korisničkog i tehnološkog okruženja koji određuju ciljeve, a time i planiranje i organizaciju rada. Tek na temelju tako utvrđenih kriterija moguće je odabrati sredstva i standarde koji će se koristiti u obradi i predvidjeti koja će sredstva najbolje odgovarati definiranom cilju obrade i organizacijskom okruženju u kojem se ona događa. Pitanje standarda stručne obrade i njihova razumijevanja obradio je Boris Zakošek u izlaganju pod naslovom Strukture podataka u obradi građe. Količina različitih standarda i pravila koja su na neki način bitna za obradu građe tolika je da je potrebno usredotočiti se na problem njihova održavanja i razvoja. Prikazao je model sistematizacije standarda prema vrsti (standardi strukture podataka, sadržaja i vrijednosti podataka), obvezatnosti i odgovornosti za njihovo održavanje, kao prikladan model za upravljanje standardima. Način na koji se funkcionalni zahtjevi za bibliografski opis odražavaju na razvoj i primjenu standarda bibliografskog opisa obradila je Tanja Buzina, a podatkovne standarde u obradi muzejske građe Žarka Vujić. O primjeni standarda u katalogiziranju muzikalija govorila je Vedrana Juričić. Markita Franulić je kroz ulogu Muzejskog dokumentacijskog centra predstavila dosadašnje aktivnosti vezane za informatizaciju muzejske djelatnosti. Maja Cvitaš predstavila je projekt razvoja korisničkog sučelja u katalogizaciji knjižne građe zasnovan na primjeni međunarodnih standarda strukture i vrijednosti podataka i upozorila na najčešće probleme u razvoju takva sustava, koji su uvjetovani dijelom tehnološki, dijelom organizacijom obrade građe i interakcijom između korisnika i sustava koji se koristi. Projekte Ministarstva znanosti i tehnologije u okviru djelatnosti knjižnica predstavila je Maja Cetineo, obrazlažući načela i prioritete na kojima se ti projekti temelje. Njihov je osnovni cilj stvaranje mreže knjižnica koja će omogućiti racionalizaciju obrade i olakšati pristup građi. O načelima digitalizacije građe govorio je Hrvoje Stančić koji je dao osnovni opis trenutnih tehnoloških rješenja koja se mogu koristiti i upozorio na važnost dugoročnog planiranja projekata digitalizacije. Digitalizaciji građe bila je posvećena i jedna radionica u okviru seminara. Posebno je bila priređena radionica o međunarodnom bibliografskom standardu za opis elektroničkih izvora (ISBD(ER)-u) i panel-rasprava o normativnoj kontroli u formalnoj i sadržajnoj obradi.

Neke probleme u identificiranju jedinica građe na području arhivske djelatnosti istaknuo je Miroslav Kržak. U elektroničkom okruženju često je teško identificirati, a time i obraditi, izvore koji imaju vrijednost arhivskih dokumenata. Za razliku od tradicionalnih, elektronički dokumenti uvijek su proizvod postupka obrade podataka pa su u tom smislu prisutni više kao konstrukti nastali obradom podataka, negoli kao dokumenti koji su fizički identificirani. Jednako se mogu promatrati i drugi informacijski sadržaji u elektroničkom obliku. Definicija je dokumenta u elektroničkom okruženju isključivo logička, a uobičajeno sredstvo putem kojeg se iskazuje jesu metapodaci. Važnost metapodataka, tj. sustava opisnih podataka koji definiraju i opisuju jedinice građe istaknula je i Mirna Willer u izlaganju pod naslovom Metadata u organizaciji podataka o građi. Prikazala je neke od projekata i sustava metapodataka koji su razvijeni ka sredstvo koje osigurava organizaciju i obradu podataka o građi. Metapodaci su ujedno i sustav koji osigurava kontroliran i usmjeren pristup podacima. O načinu na koji se podaci o informacijskim izvorima na Internetu mogu kvalitetnije i pouzdanije organizirati i pretraživati, govorio je Miroslav Milinović, u izlaganju o sredstvima koja omogućuju napredno pretraživanje sadržaja na Internetu. Predstavio je i neke projekte kojima se u okviru Interneta, odnosno organizacija koje se bave njegovim razvojem, nastoji omogućiti strukturiranje podataka koje će omogućiti kvalitetniji opis i pouzdaniji pristup sadržajima. U okviru Seminara priređena je i radionica na kojoj su sudionici mogli upoznati mogućnosti napredna pretraživanja Interneta i izvore, odnosno tehnologiju koja to omogućuje. O mogućnosti korištenja podataka koji nisu proizvod ciljanog opisa informacijskog izvora, već su nastali prigodom obavljanja određenih transakcija kao izvora opisnih podataka, govorio je Jozo Ivanović. Korištenje transakcijskih podataka osobitu važnost ima u okviru zaštite arhivskog gradiva jer su često sastavni dio arhivskog dokumenta o kojem ovisi njegova vjerodostojnost, a po sadržaju odgovaraju i pojedinim elementima podataka koji su predmet arhivističkog opisa.

Pravni aspekti korištenja  i umnažanja publikacija i druge građe bili su predmetom izlaganja koje je priredila Aleksandra Horvat. Suprotstavljenost načela opće javne dostupnosti informacija i potrebe da se zaštite prava i interesi pojedinaca, bilo u pogledu zaštite osobnosti, bilo u pogledu zaštite interesa koji proizlaze iz vlasničkih prava, danas je još više naglašena zahvaljujući mogućnostima pristupa i diseminacije informacija koje pruža suvremena informacijska tehnologija. Problem korištenja i umnažanja građe  predmet je većeg broja međunarodnih i drugih pravnih dokumenata, ali još uvijek nedostaju rješenja koja bi uskladila potrebu za javnom dostupnošću informacija i zaštitom osobnih prava i interesa. Tomislav Šola obradio je kulturološki aspekt djelovanja arhiva, knjižnica i muzeja u suvremenom društvu. Upozorio je na sve prisutniju pojavu da se u pojedinim konceptima prilagodbe tih ustanova društvenom, posebno gospodarskom okruženju u kojem djeluju, previdi njihova osnovna djelatnost i uloga u društvu.
Iako je Seminar bio posvećen ponajprije standardima stručne obrade, skrenuta je pažnja i na standardizaciju usluga u cjelini i kontrolu kvalitete, odnosno radnog i tehnološkog procesa i njegovih proizvoda. Međunarodni standardi koji se odnose na kontrolu kvalitete jednako su primjenljivi i važni u svim djelatnostima, iako postoji navika da ih se dovodi u vezu u prvom redu s gospodarstvom. Ana Babić je u izlaganju o standardu kvalitete ISO 9000, govoreći o sadržaju standarda naglasila, njegovu opću primjenljivost i prednosti koje organizacije, uključujući i javne ustanove, mogu očekivati od njegove primjene.
Na temelju rasprave o standardima stručne obrade u okviru panel-rasprave o normativnoj kontroli u formalnoj i sadržajnoj obradi, stručnim je udruženjima  preporučeno da osnuju zajedničku radnu grupu koja bi radila na međusobnom informiranju u ujednačavanju standarda stručne obrade, napose normativne kontrole. Zaključeno je da bi se i iduće godine trebalo nastaviti s održavanjem takve vrste seminara, a Hrvatskom muzejskom društvu  upućena je zamolba da preuzme njegovu organizaciju.

Jozo Ivanović 

(Prikaz objavljen u Vjesniku bibliotekara Hrvatske 41,1-4(1998), 247-251.)